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プライバシーポリシー

個人情報保護への取り組みについて

 2003年5月に「個人情報管理に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)が成立し17年4月から企業や健康保険組合(以下「健保組合」という。)の個人情報の取り扱いに関する義務が課せられるようになりました。
 東京都報道事業健康保険組合(以下「当健保組合」という。)では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組みを進めていくことをお知らせいたします。

 健保組合は、健康保険法が定める目的「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする。」に沿って事業を行っています。
 また、健康保険法では、「保険者は、健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者及びその被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うように努めなければならない。」とも規定されております。
 このように当健保組合は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)の病気やケガの治療費をみるだけでなく、お産や死亡した時の費用も補助し、病気やケガ、出産のための一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。
 さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査などの必要な事業を行っております。

 加入者の個人情報は、当健保組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供するためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役職員及び関係者に徹底していきます。
 また、当健保組合では、個人情報保護に関する基本方針を常に念頭に置き、加入者などの個人情報保護に万全を尽くしていくことに努めていきます。

個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)

 

東京都報道事業健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下、「個人情報」という。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

  1. 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
  3. 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
    (1)
    法令の定めに基づく場合
    (2)
    人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    (3)
    公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    (4)
    国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。

  6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  7. 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

個人情報の利用目的の公表について

 東京都報道事業健康保険組合(以下、「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下、「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下、「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診査を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

  1. 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
    当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下、「マスター」という。)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、ジェネリック医薬品使用促進通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します
    「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    当組合機関誌を被保険者に配布するため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを業者に渡し、各家庭に送付します。
  2. 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
    業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児書、育児情報誌を送付します
    出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
    柔道整復施術療養費支給申請書を基に、内容点検業者に委託し、適正な支給処理を行います。
  3. レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、レセプト情報管理システム業者にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
    レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬 支払基金に対し、再審査依頼します。
    再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診査後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
    レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
    レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
    開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    レセプトデータを基に、データ印刷加工業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
    レセプトデータを基に、レセプト内容点検業者に委託し、ジェネリック医薬品使用促進通知を加入者に通知します。
    交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  4. 健康診査については、健診受託業者に業務委託して実施します。
    結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診査後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    当組合は、事業主との共同事業として、健康診査を実施しており、被保険者の健診結果 数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保 険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
    健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管 理事業や保健指導の参考資料とします。
  5. その他保健事業の実施について
    健康管理事業推進委員名簿を出席者に配布します。
    体育奨励事業の参加申込者データを基に、イベント運営業者に委託し、組合表及び参加案内書等の作成を行います。
    体育奨励事業の参加者から提出していただいた写真や感想文に事業所名、名前を 付し、機関誌に掲載します。
  6. 役職員人事関係データ及び、事業所担当者名簿について
    組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
    人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
    組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います
    事業所担当者名簿については、事務担当者講習会や健康管理事業推進委員会、健康管理委員連絡会、その他個別の業務連絡などに用います。
  7. 特定個人情報について

    特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。 特定個人情報は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。 なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1、2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。 また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

    (1)
    各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。 また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います 。
    (2)
    規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。 また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。 なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

別表1 健康保険組合等が保有する個人情報

個人情報の種類 個人情報の内容



被保険者適用情報 記号・番号、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日、標準報酬月額、報酬実績、被扶養者の有無
任意継続被保険者適用情報 記号・番号、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日、資格喪失時の標準報酬月額、報酬実績、被扶養者の有無
被保険者レセプト情報 本人・家族区分、診療区分、保険者番号、記号・番号、給付割合、診療年月、府県コード、医療機関コード、氏名、性別、生年月日、特記事項、職務上の事由、医療機関の所在地及び名称、診療科、傷病名、診療開始日、転帰、診療実日数、決定点数、公費点数、一部負担金額、患者負担金額、外来負担金額、入院負担金額、高額療養費金額、薬剤負担金額、食事療養日数、食事療養費日数公費分、食事療養決定額、食事療養決定額公費分、食事療養標準負担額、食事療養標準負担額公費分、診療内容、画像(レセプト画像)
被保険者健康診査情報 記号・番号、被保険者・被扶養者・事業所担当者氏名及び住所、生年月日、電話番号、事業所名、事業所社員コード、受診費用、健診別給種コード、健診未実施項目、健診種目名、健診受診日、健診機関名、健診機関所在地、画像(レントゲン写真)、相談・指導内容、所見、保健師・看護師名、緊急薬・常備薬購入記録、疾病既往歴、家族既往歴
被保険者現金給付状況

記号・番号、氏名、生年月日、住所、電話番号、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、給与所得、基礎年金番号、年金額、医療費、装具装着日、装具購入費用、前年度所得(非課税者のみ)

移送費用、証明先医療機関、労務不能期間、労務不能期間に受けた給与、労務不能期間の出勤状況、出産(予定)日、出生児数、続柄、死亡年月日、死亡原因(病名)、除籍謄本記載内容、埋葬に要した費用(埋葬料のみ)、請求者住所・電話番号・振込口座
被保険者柔道整復情報

記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、柔道整復師登録番号、画像(申請書画像)、施術年月、施術金額、傷病名、柔道整復師の振込先口座




被扶養者適用情報

氏名、生年月日、性別、被保険者との続柄、職業(学校名)、月平均収入額、同居別居の別

被扶養者レセプト情報

被保険者レセプト情報と同じ

被扶養者健康診査情報

被保険者健康診査情報と同じ

被扶養者現金給付情報

氏名、生年月日、被保険者との続柄、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、前年度所得(非課税者のみ)、医療費、装具装着日、装具購入費用、出産(予定)日、出生児数、出生児名、続柄、死亡年月日、死亡原因(病名)、除籍謄本記載内容

被扶養者柔道整復師情報

記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、柔道整復師登録番号、画像(申請書画像)、施術年月、施術金額、傷病名、柔道整復師の振込先口座、被扶養者氏名・生年月日、被保険者との続柄

上記のうち、適用及び現金給付情報において、個人番号が付された情報については、特定個人情報として取り扱うものとする

別表2 健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的

  1. 被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 保険給付及び付加給付の実施
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • 高額療養費及び一部負担金還元金等の自動払い
    • 海外療養費にかかる翻訳のための外部委託
    • 第三者行為に係る損保会社等への求償
    • 健保連の高額医療給付の共同事業
  2. 保険料の徴収等に必要な利用目的
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 被保険者資格の確認並びに標準報酬月額及び標準賞与額の把握
    • 健康保険料の徴収
    • 被扶養者の認定
    • 健康保険被保険者証の発行
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • 被保険者等資格等のデータ処理の外部委託
  3. 保健事業に必要な利用目的
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
    • 健康増進施設(保養所等)の運営
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • 保健指導、健康相談に係る産業医への委託
    • 医療機関への健診の委託
    • 健康増進施設(保養所等)の運営の委託
    • 健診結果の事業者への提供
    • 被保険者等への医療費通知
  4. 診療報酬の審査・支払に必要な利用目的
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • レセプトデータの内容点検・審査の委託
    • レセプトデータの電算処理のためのパンチ入力、画像取込み処理の委託
  5. 健康保険組合の運営の安定化に必要な利用目的
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 医療費分析・疾病分析
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • 医療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
  6. その他
    【健康保険組合等の内部での利用に係る事例】
    • 健康保険組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
    【他の事業者等への情報提供を伴う事例】
    • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談又は届出等
  7. 特定個人情報

    番号法第19条第7号において定められた他の医療保険者又は行政機関(以下「他機関」 という。)との情報連携における利用目的

    【組合の事務処理執行の為、他機関より情報を受ける場合】
    • 傷病手当金、高額療養費等保険給付審査事務にかかる給付情報等
    • 高齢受給者負担区分判定等にかかる課税・非課税情報
    • 被保険者資格取得事務にかかる他機関における資格情報
    • 被扶養者認定事務にかかる課税・非課税、住民票関係情報等
    【他機関の事務執行の為、組合が情報を提供する場合】
    • 高額療養費、出産、葬祭関連給付等、他機関の給付事務にかかる組合における保険 給付関連情報
    • 資格取得、被扶養者認定等、他機関の資格確認事務にかかる組合における資格取得、 扶養者資格関連情報

個人情報の第三者への提供について同意のお願い

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者(当健保組合を含む)は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないとされていますが、個人情報の通常必要な利用目的のうち、被保険者にとって利益になるもの、又は事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者本人にとって合理的であるとはいえないものについては、あらかじめ公表しておいて被保険者から特段明確な反対・留保の意思表示がないのもについては「黙示的な同意」が得られたものと取り扱ってよいこととされております。

当健保組合では、以下の事項につきその趣旨に該当するものといたしますので、加入者の同意をお願いいたします。同意されない場合には、書面にて当健保組合までお申し出ください。
お申し出がない場合には、同意いただいたものとさせていだきます。

  1. 高額療養費に該当した場合には申請に基づかず支給すること。また、その支給は事業主を経由して行うこと。
  2. 付加給付は申請に基づかず支給すること。また、その支給は事業主を経由して行うこと。
  3. 医療費通知については世帯分まとめて被保険者に通知すること。また、その通知は事業主を経由して行うこと。
  4. ジェネリック医薬品使用促進通知(ジェネリック医薬品に切り替えた場合の自己負担の軽減可能額に関するお知らせ)については、被保険者・被扶養者宛てに通知すること。
  5. 柔道整復師(接骨院・整骨院)での受診に伴う確認通知について、世帯分まとめて被保険者に通知すること。
  6. 「高齢者の医療の確保に関する法律」により特定健康診査・特定保健指導が義務付けられたことに伴い、健診結果から特定保健指導が必要とされる者に対し、当組合の保健師、管理栄養士、医師、看護師または当組合が委託する保健指導機関による特定保健指導を、事業主を経由して実施すること。
  7. 健康保険法に基づき、重症化防止、生活習慣改善等を目的とした当組合の保健師、管理栄養士、栄養士による保健・栄養指導を事業主経由で実施すること。

また、個人情報の第三者提供に関して次の4項目については例外として本人の同意を得る必要はないとされております。

  1. 法令に基づく場合。
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが、法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をきたす恐れがあるとき。

第三者への提供の停止手続等、これらの取り扱い方法に不都合のある方、または、停止を希望される場合には、健保組合までお問い合わせください。

担当 業務部 給付課: 電話 03-6264-0134
医療費適正化対策室: 電話 03-6264-0135
健康管理室:  電話 03-6264-0136
FAX 共通 03-6264-0139